| Buchen mit Geld4 - So arbeiten wir mit unserem Buchhaltungsprogramm. |
| Anleitung |
Wir wollen Ihnen auf dieser Seite vorstellen, wie wir mit unserem Buchhaltungsprogramm unsere Buchhaltung erledigen. Konkret also, wie wir buchen, was wir mit den Belegen machen und wie wir die Zahlen für die Steuererklärungen feststellen.
- Verwenden Sie das Programm zum ersten Mal? Dann bitte zunächst die Schritte auf dieser Seite durchgehen.
Buchen
Weil das Programm auf dieselbe Datenbank ('Buchhaltung') zugreift, wie die Praxisverwaltung, haben Anwender unseres Praxisprogrammes einen großen Vorteil: Durch die Buchung der
Einnahmen im Praxisprogramm werden diese auch in dem Programm Geld4 genau gleich angezeigt. Sie haben sozusagen ein 2. Programm mit dem Sie die Ertragsbuchungen kontrollieren können.
Zum Buchen aller anderen Geschäftsfälle genügt es grundsätzlich, wenn Sie die Buchungen mit dem Fenster 'Buchen-Alle' durchführen. In diesem Fenster wird nach der
Soll-/Habenlogik ein Buchungssatz geschrieben.
Nun ist die Situation aber so, dass wir keine Praxis haben, mit der wir unsere Einnahmen buchen. Wir gehen anders vor:
Und zwar buchen wir unsere Einnahmen und Ausgaben nach
den Kontoauszügen unserer Bank. Mittlerweile bietet eigentlich jede größere Bank oder Zahlungsdienstleistungsunternehmen einen Download der Kontoauszüge als CSV-Dateien an.
Geld4 kann mit dem Kontoauszug im CSV-Format umgehen und ermöglicht so den Vergeich aller Bewegungen vom Kontoauszug mit den Buchungen, die in dem Programm auf dem Konto verbucht
oder eben noch nicht verbucht sind.
Wir sehen darin einen großen Vorteil, denn das was auf den Kontoauszügen drauf steht muss tatsächlich passiert sein und wenn die Buchhaltung mit diesen Daten nicht zu 100% übereinstimmt,
muss daher ein Fehler vorliegen.
Alternativ empfehlen wir das Buchen von Einnahmen mit dem Geldkonten-Buchen-Fenster anstatt mit dem Buchen-Alle-Fenster:
- Auf dieser Seite wird das Arbeiten mit dem Geldkonten-Buchen-Fenster beschrieben.
Natürlich warten wir aber nicht immer bis zum Monatsanfang, bis wir Belege verbuchen. Alles was man sofort buchen kann, wird auch verbucht. Nur nutzen wir den Kontoauszug
als Kontrolle, und wir sind erst zufrieden, wenn der Kontostand in der Buchhaltung mit dem tatsächlichen auf dem Kontoauszug übereinstimmt.
Nur Eingangsrechnungen, die Bar bezahlt wurden, können wir so nicht kontrollieren. Solche sind in unserem Geschäftsbetrieb aber kaum bis gar nicht vorhanden.
Belege
Damit eine Buchung nachvollziehbar und sinnvoll ist, muss immer ein dazugehöriger Beleg existieren. Sei es eine Eingangs- oder Ausgangsrechnung.
Traditionell werden alle Belege in chronologischer Reihenfolge und nach Quartalen aufgeteilt in eigenen Ordnern physisch abgelegt.
Wir bieten in Geld4 eine Lösung an, nach der sich das Ablegen der Belege in Ordner größtenteils ersparen lässt. Sie können die Belege nämlich auch im Programm an die jeweilige Buchung anhängen.
Jeder Buchung können bis zu 3 Belege (.pdf/.jpg/.png-Formate) zugewiesen werden. Die Belege werden in dem Fenster, das nach dem Speichern einer Buchung angezeigt wird, hineingezogen.
Wir gehen so vor: Jeder Beleg wird von mir einmal eingescannt (ich arbeite mit einer Scanner-App und mit meinem Smartphone) und dann direkt in einen Ordner in unserer Cloud (Google Drive) gespeichert.
In nur wenigen Sekunden habe ich so aus dem physischen Beleg ein PDF erstellt, auf das ich am PC Zugriff habe. Aus dem PC-Ordner ziehe ich dann einfach das PDF-Dokument
in das beschriebene Fenster von Geld4.
- Die einzige notwendige Einstellung: Sie müssen dem Programm einen Ordner nennen, wo der verknüpfte Beleg dann gespeichert wird, sodass Sie ihn mit einem
Doppelklick wieder öffnen können.
- Einstellungen - Optionen: Buchen.
- In dem ersten Eingabefeld muss dann der Dateipfad zu dem jeweiligen Ordner eingetragen werden (Bspw. C:\Neumayr\Buchhaltung\Belege).
Weil wir viele Belege so nun digital abspeichern, brauchen wir statt vier Ordner pro Jahr nur mehr einen Ordner für wichtige Belege. Wir haben ja alle Belege digital
zur Verfügung und können Sie jederzeit ausdrucken. Auch die Kontrolle der Buchhaltung ist unserer Meinung so viel angenehmer.
Man kann sich alles am PC anschauen und bei jeder Buchung sofort den dazupassenden Beleg öffnen.
Steuern
Das Fenster Steuern zeigt eine Auswertung des Gewinns oder Verlustes. Weiter unten in dem Fenster werden die relevanten Zahlen für die Umsatzsteuer- und
Einkommensteuererklärung berechnet, die man dann in FinanzOnline eintragen muss.
Bitte um Übermittlung von Fragen zu dieser Seite per E-Mail-Nachricht. Damit die Anleitung, orientiert an den Fragen, ausgebaut werden kann.
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Erstellt von Michael Neumayr am 21. April 2021.