Praxisverwaltungsprogramm ab Versionsdatum 10. Januar 2016.

Das Praxisverwaltungsprogramm ist so eingestellt, dass die Zahlungsart nicht schon während der Eingabe, sondern erst später entschieden werden kann.

Voraussetzungen

• Die Einzugserlaubnis vom Kunden
• Sie enthält IBAN und BIC, welche in die Praxisverwaltung bei den Kundenstammdaten eingetragen werden müssen.
• Beim Einzugsverfahren gibt es zwei Typen (privat und geschäflich). Nehmen Sie die Private. Die ist in allen Bereichen einfacher und reicht völlig aus.
• Eine Creditor-ID, die Ihnen Ihre Bank von der Nationalbank besorgt.
• Software, mit der die Datei mit den Bankeinzug-Daten zur Bank überspielt werden kann.
• Bekommen Sie von Ihrer Bank
• Z.B. ELBA privat oder ELBA Business.
• Die häufig verwendeten Online-Zugänge können das nicht.

Einstellungen in der Praxisverwaltung

• Einstellung-Optionen-Rechnung
• Einstellung-Optionen-Bankeinzug
• Hier werden die Daten Ihres Kontos (Empfängername, IBAN, BIC) und die Creditor-ID eingetragen.
• Bei den Kundenstammdaten eintragen:
• Bei jedem einzelnen Kunden, der Bankeinzug erlaubt (Einzugserlaubnis muss vorliegen), muss dies separat eingestellt werden.
• Bevorzugte Zahlungsart(im Fenster rechts oben): Bankeinzug
• IBAN
• BIC
• Anmerkung: Der BIC hat zwar ein Ablaufdatum und wird im Inland für Überweisungen nicht mehr benötigt, für das von diesem Programm verwendete SEPA-Format ist er aber notwendig, sonst nimmt die Software der Bank den Auftrag nicht an.
• Hier gibt es eine Möglichkeit, die Datei prüfen zu lassen: stuzza.at, unter Tools - XML-Checker.
• In 'Einstellung-Formulare definieren': In der Drop-Down-Liste das Formular 'Rechnung Bankeinzug' auswählen und definieren.
• Normalerweise unterscheidet es sich vom normalen Rechnungsformular nur dadurch, dass es statt der Bankverbindung und dem Zahlungsziel, ein Hinweis auf den Bankeinzug enthält.

Ablauf

1. Behandlungen erfassen
2. Im Abrechnungsfenster keine Barzahlung oder Kartenzahlung verwenden und auch keine Rechnung schreiben.
• Korrekte Vorgehensweise: Speichern Sie die Behandlung (F5) und Schließen Sie das Behandlungsfenster.

Tage oder Wochen später, wenn der Bankeinzug gemacht werden soll:

3. Rechnung im dafür vorgesehenen Fenster schreiben: Rechnungen-schreiben oder auf das Symbol Rechnung
• Kunden, die die Zahlungsart Bankeinzug in den Stammdaten haben, bekommen das Rechnungsformular vom Typ 'Rechnung Bankeinzug'.
• Es kann auch das automatische Schreiben aller Rechnungen verwendet werden. Für den Anfang empfehle ich jedoch, mit einzelnen Bankeinzug-Rechnungen zu beginnen.
• Ist die Funktion 'nur Bankeinzug' aktiviert, wird die Liste der Empfänger gefiltert.
• Ist dieser Filter aktiv, werden nur Kunden mit unbezahlten Behandlungen angezeigt, bei denen die bevorzugte Zahlungsart in den Stammdaten mit Bankeinzug definiert ist.
• Wir empfehlen geschlossene Blöcke (Rechnungsnummern) zu verwenden. Dies vereinfacht die Auswahl bei der Erstellung der Einzugsdatei.
4. Das Fenster 'Offene Rechnungen' öffnen.
5. Kunden mit vollständigen Bankeinzugsdaten (IBAN, BIC) haben in der Spalte M.-Dat. ein BE (steht für Bankeinzug) stehen.
6. Diese Zeilen markieren.
7. Auf die Taste 'Bankeinzug' (oben rechts) klicken.
• Die Taste ist aktiv, wenn in mindestens einer der markierten Zeilen BE steht.
• Zeilen ohne BE werden bei der Erstellung der Datei ausgelassen.
8. Die Frage nach der Liste mit ja beantworten.
• Auf der Liste steht der Inhalt der SEPA-Datei.
• Anmerkung: Es geht auch mit Nein weiter, aber dann wissen Sie nicht, was genau in der Datei enthalten ist. Das sollte man doch kontrollieren.
9. Hinweis zum Buchen der Einnahmen lesen.
10. Die Bankeinzug-Datei (der Dateiname steht auf dem ausgedruckten Zettel) an die Bank schicken.
• Möglicherweise muss diese Funktion erst von der Bank freigeschaltet werden. Daher bitte vor dem ersten Senden einer Datei die Bank kontaktieren!
• Bei Raiffeisen wird die Datei mit der Software (meist Elba-Business, in manchen Bundesländern geht auch Elba-Privat) hochgeladen.
• Das passende Fenster im Elba sieht so aus (kann je nach Bundesland unterschiedlich sein), beim Dateinamen ist hier schon ein Bespiel eingetragen:
  
  
  
  
• Nach dem Import tauchen in dem Fenster unten Meldungen auf, möglicherweise Fehlermeldungen, wenn etwas an der Datei nicht stimmt.
11. Die Einnahmen können dann gleich (oder auch später) gebucht werden.
• Eine Möglichkeit, alle markierten Rechnungen in einem Schritt als bezahlt zu buchen, ist geplant.
• Ob sie im Programm verwirklicht wird, hängt von der Akzeptanz des Bankeinzug-Verfahrens bei den Anwendern ab.