Karteikarte:

Hier wird eingerichtet wie Sie Dokumente, welche das Programm erzeugt, per E-Mail versenden.

Jenachdem, ob sie eine eigene Adresse haben, eine Private E-Mailadresse verwenden und/oder das E-Mailprogramm Mozilla Thunderbird verwenden sind unterschiedliche Einstellungen vorzunehmen.

Generell: Damit Sie Dokumente per E-Mail versenden können, müssen beim jeweiligen Kunden in den Stammdaten eine E-Mailadresse eintragen und ein ein Haken bei "E-Mail Rechnung" bzw. "Belege über Thunderbird versenden" setzen.

Sind die Einstellungen richtig vorgenommen, können Sie im Abrechnungsfenster die Rechnungen auch per E-Mail schreiben/versenden.

1. Versenden über Mozilla Thunderbird:

Mozilla Thunderbird ist kostenlos und weltweit das beliebteste E-Mailprogramm. Auf dieser Seite finden Sie die Anleitung, wie Sie vorzugehen haben, wenn Sie ihre E-Mails über Thundebrird versenden möchten.

1. Empfehlung: Wir arbeiten selbst seit Jahren mit Thundebird. Es hat sehr viele Funktionen, mit denen kaum ein anderes E-Mailprogramm mithalten kann. Probieren Sie es einfach mal aus!
2. Wenn Thunderbird nicht installiert ist, erscheint eine Taste in dem Nachricht-Fenster, das zum Download des Installationsprogramms von Thunderbird führt.




Sollten Sie einen Zugang zum Internet über Drei Mobilfunk verwenden, funktionieren die beiden nachfolgenden Funktionen nicht. Man kann jedoch natürlich über Thunderbird ausweichen.

2. (Nur wenn andere Varianten nicht möglich) Versenden über das Postfach "emailrechnung@proagrar.eu":

Optimalerweise werden die Daten zur eigenen E-Mailadresse eingetragen (Variante 3). Diese Funktion sollte bloß eine Ausnahme sein, falls Variante 3 nicht möglich ist.

Hinweis vorab: Setzten Sie zuerst einen Haken bei "E-Mails über die Adresse emailrechnung@proagrar.eu versenden". Dadurch werden die notwendigen Felder mit den Daten zu unserem SMTP-Server ausgefüllt.

• Die noch unbefüllten Felder sind von Ihnen mit Ihren Daten auszufüllen.
• Beachten Sie hierbei, dass Sie das Feld "Rückantwort an" mit Ihrer Privaten E-Mailadresse ausgefüll ist. Dann kommen dort hin die Kopien der geschriebenen Rechnungen und der Kunde kommt beim Antworten an Sie zurück.




3. Versenden mit der eigenen Adresse

Bitte beachten: Es darf rechts kein Haken gesetzt sein.

Diese Variante funktioniert nicht, wenn die eigene Adresse eine gmx oder gmail ist. Mit deren Verschlüsselung kann die im Programm inkludierte Funktion nicht umgehen.

• Diese Daten Ihres SMTP-Servers erhalten Sie von demjenigen, der Ihnen ihre Geschäfts-E-Mailadresse eingerichtet hat.
• Ersetzen Sie die Daten unseres SMTP-Servers mit Ihren.
• Füllen Sie die übrigen Felder aus.
• Fertig.




4. Platzhalter im Betreff

Wenn auf der E-Mail-Rechnung nicht nur 'Tierarzt-Rechnung' stehen soll, kann man den Betreff hier vorgeben.

Der Betreff kann den Platzhalter [ReNr] enthalten.

Das sieht dann zum Beispiel so aus:

Bei Übergabe der Rechnung an Mozilla Thunderbird (eine der drei Möglichkeiten, eine Rechnung per E-Mail zu versenden) wird der Platzhalter dann im Betreff ersetzt:

5. Platzhalter im Text

Wird im Text [Anrede] eingetragen, macht das Programm daraus die passenden Briefanrede. Z.b. Sehr geehrte Frau Mayer!, oder übernimmt, falls vorhanden die in den Stammdaten des Programms Neumayr-Kontakt eingetragene Anrede. 16.02.2024 19:39