Sie möchten Ihren Kunden die Rechnungen per E-Mail zukommen lassen und diese gegebenenfalls auch erneut senden können. Auf dieser Seite ist beschrieben, welche Einstellungen sie im Programm, als auch in den Kunden-Stammdaten, durchführen müssen, um die Rechnungen per E-Mail versenden zu können.

• Der Computer muss mit dem Internet verbunden sein.

1. E-Mail-Account im Praxisverwaltungsprogramm einrichten:
• Es gibt 3 Möglichkeiten die E-Mail-Rechnungen zu versenden.
• Wählen Sie eine der Varianten, welche auf dieser Seite vorgestellt werden und führen Sie die dementsprechenden Einstellungen auf ihrem Rechner durch.
• Zum Abschluss können Sie über die Taste rechts in der Mitte die Einstellungen testen. Erhalten Sie eine positive Rückmeldung, kommen die E-Mails an.
• Fertig
2. Kunden-Stammdaten (Dies müssen Sie bei jedem einzelnen Tierbesitzer, bei dem E-Mail-Rechnung verwendet werden soll, einstellen!):
• Bei E-Mail eine gültige E-Mail-Adresse eintragen.
• E-Mail-Rechnung: Einen Haken setzen.
• Werden E-Mails über Thunderbird versendet: Einen Haken nur bei diesem Feld setzen!
• Speichern

1. Behandlungen erfassen:
• Im Abrechnungsfenster keine Barzahlung oder Kartenzahlung verwenden und auch keine Rechnung schreiben.
• Korrekte Vorgehensweise: Speichern Sie die Behandlung (F5) und Schließen Sie das Behandlungsfenster.



Am Abend, bzw. Tage oder Wochen später, wenn die Rechnung geschrieben werden soll:

2. Die Rechnung(en) schreiben:
• Das dafür zuständige Fenster öffnen Sie wie folgt:
• Über die Menüzeile: Rechnungen - Rechnungen schreiben
• Über die Symbolzeile: Klick auf das Symbol Rechnungen
• Sie können auch alle Rechnungen auf einmal versenden. Für den Anfang empfehle ich jedoch, mit einzelnen E-Mail-Rechnungen zu beginnen.
• Ist die Funktion 'nur E-Mail' aktiviert, wird die Liste der Empfänger gefiltert.
• Ist dieser Filter aktiv, werden nur Kunden mit unbezahlten Behandlungen angezeigt, bei denen eine E-Mail-Adresse hinterlegt und die Erlaubnis für E-Mail-Rechnung (das Häckchen in den Stamdaten) aktiviert ist.
• Kunde auswählen.
• Die Taste 'F12 - E-Mail-Rechnung' betätigen.
• Die Taste ist aktiv, wenn der ausgewählte Kunde für die E-Mail-Rechnung zugelassen ist.
• Nach dem Versenden, erscheint die Frage, ob die Rechnung richtig ist. Diese üblicherweise mit Ja beantworten.
• Achtung: Diese Frage erscheint nicht, wenn Sie alle Rechnungen auf einmal schreiben!

Die geschriebene Rechnung landet dann in der Liste mit den offenen Rechnungen. Diese Liste können Sie unter Rechnungen - Offene Rechnungen, bzw. über das Symbol 'Offen', aufrufen. Bis auf das Verschicken der Rechnung über E-Mail, was durch die oben beschriebenen Einstellungen gewährleistet wird, behandelt das Programm ihre offenen Posten genau gleich wie Rechnungen, die beim Drucker herauskommen.

• Ausnahme: Funktion F3 (Rechnung Nachdrucken):
• Bei Kunden ohne E-Mail-Rechnung, wird mit dieser Funktion die selbe Rechnung erneut ausgedruckt.
• Bei Kunden mit E-Mail-Rechnung, fragt sie das Programm, ob sie erneut eine Rechnung per E-Mail versenden möchten. Wenn Sie Nein wählen, wird die Rechnung nur bei ihrem lokalen Drucker ausgedruckt.

Erstellt von Andreas Neumayr. Zuletzt geändert von Michael Neumayr am 03. Mai 2019.